Ein voller Terminkalender, ohne dass Ihr Team mehr arbeitet.

Wir arbeiten mit ästhetischen Kliniken, mit Praxen für ästhetische und plastische Chirurgie, mit Medical-Beauty-Studios und mit Zahnarztpraxen mit Schwerpunkt ästhetische Zahnmedizin in der Schweiz. Typische Grössen: 1 bis 5 Standorte. Ob wir zu Ihnen passen, entscheidet aber nicht Ihr Behandlungsspektrum, sondern Ihre Abläufe. Das klären wir im Erstgespräch, und zwar in beide Richtungen.

Der digitale Concierge von Nova Agency ist unser Ansatz, die Kommunikation Ihrer Praxis in einem einzigen System zusammenzuführen, das wir für Ihren Betrieb entwerfen. Statt isolierter Tools begleitet ein System jede Patientin vom ersten Kontakt bis zur Rückkehr: Anfrage, Antwort, Terminbuchung, Erinnerung, Nachbetreuung, Reaktivierung. Jeder Schritt löst den nächsten aus, ohne dass Ihr Team eingreifen muss. Wie er bei Ihnen konkret aussieht, entsteht aus Ihren Abläufen.

An drei Stellen. Erstens wiegt ein Terminausfall schwerer, weil eine ästhetische Behandlung selten unter einer Stunde dauert und sich so kurzfristig kaum neu besetzen lässt. Zweitens folgen ästhetische Behandlungen anderen Abständen als die jährliche Kontrolle, deshalb braucht die Wiedereinladung eine eigene Logik. Drittens sagen die wenigsten Patienten schon in der Beratung zu. Sie nehmen den Kostenvoranschlag mit und wollen es sich überlegen. Meldet sich danach niemand mehr bei ihnen, bleibt es beim Beratungstermin. Genau dort verliert eine Praxis ihre grössten Behandlungen.

Ab drei Wochen vom Auftrag bis zum Go-Live. Wie lange es bei Ihnen dauert, hängt vom Umfang und von der Anbindung Ihrer bestehenden Software ab. Den verbindlichen Zeitplan erhalten Sie schriftlich mit dem Angebot, bevor Sie zusagen.

Nein. Wir bauen um Ihre Software herum, nicht gegen sie. Wo eine Schnittstelle vorhanden ist, binden wir Kalender und Kontakte direkt an. Wo die Software geschlossen ist, arbeitet der Concierge daneben: Er nimmt Anrufe an, qualifiziert und übergibt den fertigen Termin so, dass Ihre Rezeption ihn mit einem Klick übernimmt. Welche der beiden Varianten bei Ihnen greift, sehen wir im Erstgespräch in fünf Minuten.

Der Concierge braucht deutlich weniger Daten, als die meisten annehmen. Für Terminvergabe, Rückfragen und Wiedereinladungen genügen Name, Kontaktweg, Anliegen und das geäusserte Behandlungsinteresse. Genau dieses Interesse ist es, was einen frei gewordenen Termin überhaupt erst nachbesetzbar macht. Diagnosen, Befunde und Behandlungsdokumentation bleiben in Ihrer Praxissoftware und verlassen sie nicht. Was der Concierge verarbeitet, läuft über Auftragsverarbeiter, mit denen wir schriftliche Verträge haben. Für die Sprachverarbeitung setzen wir Anbieter ein, die Inhalte nicht zum Training ihrer Modelle verwenden und sie nach maximal sieben Tagen löschen. Wo Daten verarbeitet werden und auf welcher Rechtsgrundlage, steht vollständig in unserer Datenschutzerklärung. Vor der Zusammenarbeit erhalten Sie dieselbe Übersicht bezogen auf Ihr System, schriftlich, bevor Sie unterschreiben.

Der Concierge gibt keine medizinische Auskunft. Er beantwortet organisatorische Fragen: Termine, Erreichbarkeit, Ablauf, Vorbereitung. Alles, was in Richtung Beratung, Eignung oder Behandlungsempfehlung geht, gibt er an Ihr Team weiter, statt es selbst zu beantworten. Diese Grenze legen wir vor dem Aufbau schriftlich fest, und wir prüfen sie im Testbetrieb, bevor das System an echte Anfragen geht.

Datenschutz ist Bestandteil jeder Lösung. Wir arbeiten konform mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.

Die komplette Einrichtung übernehmen wir. Ihr Team muss nichts erlernen, sondern wird nur über die neuen Abläufe informiert. Je nach Use Case kommt ein kurzes Onboarding von ein bis zwei Stunden dazu. Den laufenden Praxisbetrieb verändert das nicht.

Der Aufbau liegt je nach Umfang im mittleren vierstelligen bis unteren fünfstelligen Bereich, die laufende Betreuung im vierstelligen Bereich pro Monat. Wo genau, hängt von Ihren Abläufen ab, von der Tiefe der Automatisierung und davon, wie Ihre bestehende Software angebunden wird. Jede Lösung wird für den einzelnen Betrieb entworfen. Sie sehen die Zahl, bevor gebaut wird, und nicht später. Im Erstgespräch klären wir Ihre Ausgangslage, im zweiten Gespräch liegt das Konzept mit dem konkreten Betrag auf dem Tisch.

Passt es für beide Seiten, bereiten wir Ihr Konzept auf und stellen es Ihnen im zweiten Gespräch vor, inklusive Umfang, Zeitplan und Kosten. Passt es nicht, sagen wir das im Erstgespräch.

Ja. Sprachassistenten und Chat-Systeme antworten in den gängigen Sprachen Ihrer Patientinnen und Patienten: Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch und weitere auf Anfrage. Tonalität und Fachterminologie werden pro Sprache auf Ihre Praxis abgestimmt.